In Agromanager gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine Rechnung zu erstellen. Welche Möglichkeiten verfügbar sind, hängt davon ab, welches Fakturierungspaket Sie verwenden.
Arbeiten Sie mit der kostenlosen oder Basic-Version?
Dann können Sie Rechnungen nur manuell erstellen. Sie fügen die Zeilen selbst hinzu und geben jeweils den Einheitspreis, die Menge und den Mehrwertsteuersatz ein.
Die Preislistenfunktion ist in dieser Version nicht verfügbar. Dadurch merkt sich das System keine Daten für zukünftige Rechnungen. Jede Rechnung beginnt somit von Neuem.
Arbeiten Sie mit der Premium-Version?
Dann stehen Ihnen zusätzliche Funktionen zur Verfügung. Rechnungen können hier auf Basis bestehender Aufträge erstellt werden (z. B. Verkaufs-, Sortier-, Einkaufs- oder Kühlaufträge) oder indem Sie Zeilen manuell hinzufügen.
Sie können mehrere Aufträge in einer Rechnung zusammenfassen und bei Bedarf zusätzliche Zeilen hinzufügen.
Darüber hinaus ist in der Premium-Version auch die Preislistenfunktion aktiv. Dadurch merkt sich das System automatisch, welche Produkte Leergut enthalten oder ausschließen, welche Mehrwertsteuersätze gelten und welche Preise angewendet werden — global oder pro Kunde. Dadurch wird der Fakturierungsprozess schneller, einheitlicher und weniger fehleranfällig.
In diesem Artikel erklären wir beide Vorgehensweisen Schritt für Schritt.
Schritt 1 - Fakturierungsmodul öffnen
Öffnen Sie die Kachel „Fakturierung“ , um die verfügbaren Optionen anzuzeigen.
Abhängig davon, welches Fakturierungspaket Sie verwenden (Basic oder Premium), stehen Ihnen innerhalb dieses Moduls unterschiedliche Funktionen zur Verfügung.
Schritt 2 - Rechnungen öffnen
Wenn mehrere fakturierende Unternehmen mit Ihrem Agromanager-Konto verknüpft sind, wählen Sie zunächst das Unternehmen aus, für das Sie die Rechnung erstellen möchten.
Schritt 3 - Rechnung erstellen
Um eine Rechnung zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf die grüne Schaltfläche „Neue Rechnung“.
Wählen Sie im angezeigten Pop-up den Kunden aus und geben Sie die gewünschte Rechnungsnummer ein.
Sobald Sie einmal eine Rechnungsnummer angegeben haben, trägt das System bei den folgenden Rechnungen automatisch die nächstfolgende Nummer ein.
Wählen Sie unten die Option aus, die für Ihr Paket gilt:
Option 1: Hier werden die weiteren Schritte für die Basic-Version erklärt.
Option 2: Hier finden Sie die ausführlicheren Schritte für das Premium-Paket.
Option 1 - Basic-Version: Fakturierungsdaten eingeben
-
Mitteilung (freie Eingabe):
Fügen Sie hier bei Bedarf eine freie Mitteilung hinzu. Dieser Text erscheint auf der Rechnung. -
Referenz:
Geben Sie die Referenz ein, die Sie mit dieser Rechnung verknüpfen möchten.
Wenn Sie die Rechnungsnummer ebenfalls in die Referenz aufnehmen und diese exakt mit der eingegebenen Rechnungsnummer übereinstimmt, erhöht das System diese bei der nächsten Rechnung automatisch. -
Bemerkung:
Fügen Sie hier gegebenenfalls zusätzliche Bemerkungen hinzu, die Sie auf der Rechnung angeben möchten.
Rechnungszeilen hinzufügen:
Geben Sie pro Zeile den Einheitspreis, die Anzahl Stück oder Kilogramm und den Mehrwertsteuersatz ein.
Möchten Sie mehrere Produkte oder Dienstleistungen fakturieren? Verwenden Sie dann die Schaltfläche „Hinzufügen“, um weitere Zeilen zu Ihrer Rechnung hinzuzufügen.
Option 2 - Premium-Version: Fakturierungsdaten eingeben und Aufträge hinzufügen
Wählen Sie den gewünschten Auftrag oder die gewünschten Aufträge aus
Standardmäßig werden nur die nicht fakturierten Aufträge angezeigt.-
Verwenden Sie bei Bedarf die Filteroptionen
Oben in der Übersicht können Sie filtern nach:Auftragstyp
Status: Fakturiert, Nicht fakturiert oder Alle
Prüfen und ergänzen Sie die Fakturierungsdaten
Passen Sie die Daten bei Bedarf an.
Schritt 4 - Rechnung speichern
Klicken Sie unten rechts auf „Speichern“, um Ihre Rechnung zu erstellen.
Nach dem Speichern gelangen Sie zum Detailbildschirm der Rechnung.
Möchten Sie noch etwas ändern oder hinzufügen? Das ist möglich, solange die Rechnung den Status Entwurf hat und noch nicht abgeschlossen wurde.
Sobald alles korrekt ist, können Sie die Rechnung abschließen. Der Status ändert sich dann auf Offen.
Ab diesem Zeitpunkt können Sie die Rechnung:
- Als PDF per E-Mail versenden,
- Über EDI versenden (falls zutreffend),
- Über PEPPOL versenden.
Haben Sie eine Zahlung erhalten?
Klicken Sie auf „Bezahlen“, um die Zahlung zu registrieren und mit der entsprechenden Rechnung zu verknüpfen.