In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Kühlauftrag im Modul Fakturierung erstellen.
Schritt 1 - Zu den Kühlaufträgen gehen
Öffnen Sie die Kachel Fakturierung und gehen Sie zu Aufträge -> Kühlaufträge.
Schritt 2 - Neuer Kühlauftrag
Klicken Sie oben rechts auf Neuer Kühlauftrag.
Schritt 3 - Auftragsdaten
Fruchttyp
Wählen Sie:
- Sortiert
- Unsortiert
Tipp
Arbeiten Sie mit beiden Typen? Erstellen Sie dann separate Kühlaufträge.
Nach Referenz aufteilen
Mit der Option „Nach Referenz aufteilen“ legen Sie fest, wie Rechnungszeilen gruppiert werden, basierend auf einer ausgewählten Referenz.
- Keine: Alles wird zusammengeführt
- Lieferschein: Es wird pro Lieferschein gruppiert, dieser wird auch in der Spalte Referenz angezeigt
- Sortierlos: Die Gruppierung erfolgt nach Sortierlosnummer, diese wird ebenfalls in der Spalte Referenz angezeigt
- Ausgangsdatum: Die Gruppierung erfolgt nach Ausgangsdatum des Lieferscheins, dieses wird ebenfalls in der Spalte Referenz angezeigt
Kunde und Absender
Wählen Sie den Kunden und den Absender aus.
Die Referenz ist optional.
Kostentypen
Unter Kostentypen legen Sie fest, welche Kosten (Zeilen) auf der Rechnung angezeigt werden. Zusätzlich können Sie pro Kostentyp festlegen, ob und wie diese Zeilen aufgeteilt werden sollen. Diese Einstellung bestimmt, wie die Zeilen gruppiert oder aufgeteilt werden.
Z. B.: Frucht → nach Lieferschein aufteilen (unterschiedliche Preise möglich); Leergut → nicht aufteilen (gleicher Preis, daher reicht eine Zeile)
Schritt 4 - Zeitraum festlegen
Wählen Sie, wie der Abrechnungszeitraum berechnet wird:
- Kühlung
Zeitraum = in Kühlung → aus Kühlung - Lieferschein
Zeitraum = Eingangsbeleg → Ausgangsbeleg
Für Zwischenlagerung verwenden (z. B. am Wochenende) - Manuell
Wählen Sie selbst ein Start- und Enddatum - Sortierlos (nur beim Ausgangszeitraum)
Der Zeitraum läuft, bis die Früchte in ein Sortierlos aufgenommen wurden.
Sie können die oben genannten Optionen kombinieren, um einen bestimmten Zeitraum abzurechnen. Zum Beispiel: Kühlung in Kombination mit Manuell. Das Datum, an dem die Ware in die Kühlung eingelagert wurde, wird mit einem festgelegten Enddatum kombiniert. Dies ist praktisch, wenn die Ware noch auf Lager ist, Sie aber bereits einen Zeitraum abrechnen möchten.
Legen Sie den Abrechnungszeitraum der Kühlung fest, indem Sie ein Start- und Enddatum eingeben. Wählen Sie außerdem, wie der Zeitraum abgerechnet werden soll:
- Pro Tag
- Pro Woche
- Pro Monat
Beispiel: Wenn die Früchte drei Wochen in der Kühlung liegen und Sie mit einem festen Monatspreis arbeiten, wählen Sie „Monat“. Möchten Sie die tatsächlichen Kühltage berechnen, wählen Sie „Tag“ oder „Woche“.
Automatisches Enddatum
Befinden sich die Früchte noch im Kühlraum (kein „aus Kühlung“ bekannt)? Dann wird das Erstellungsdatum des Auftrags automatisch als Enddatum verwendet.
Rundung
Die Berechnung wird immer aufgerundet entsprechend der ausgewählten Einheit.
Beispiele:
- 3 Wochen in Kühlung + „pro Monat“
→ 0,75 Monat → 1 Monat berechnet - 1 Woche in Kühlung + „pro Monat“
→ 0,25 Monat → 1 Monat berechnet
Es wird also keine klassische Rundung angewendet, sondern immer aufgerundet.
Prüfung auf Überschneidungen
Das System prüft automatisch auf überlappende Zeiträume.
Achtung
Bereits in früheren Zeiträumen fakturierte Barcodes werden nicht erneut berücksichtigt.
Schritt 5 - Früchte gruppieren
Wählen Sie, wie die Früchte innerhalb des Auftrags gruppiert werden.
Klicken Sie auf Weiter.
Schritt 6 - Filter einstellen
Bevor Sie Fruchtcodes zu einem Auftrag hinzufügen können, müssen Sie zunächst einen Filter auswählen. Dieser Filter legt fest, aus welchem Bestand oder welcher Quelle Sie die Fruchtcodes auswählen möchten. Nachdem Sie einen Filter ausgewählt haben, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Suchen“, um die verfügbaren Fruchtcodes abzurufen.
Achtung!
Dieser Schritt gilt nicht, wenn Sie den Filter „Bestand“ ausgewählt haben. In diesem Fall werden die Codes automatisch angezeigt.
Das System zeigt nun eine Übersicht aller verfügbaren Früchte. Sie können bei Bedarf zusätzliche Filterkriterien hinzufügen, um die Suche einzugrenzen und die richtigen Codes schneller zu finden.
Schritt 7 - Früchte auswählen
Basierend auf dem ausgewählten Filter werden alle relevanten Fruchtcodes angezeigt. Sie können die gewünschten Codes auswählen, indem Sie das Kontrollkästchen neben jedem Code anklicken. Möchten Sie alle sichtbaren Codes auf einmal auswählen? Verwenden Sie dann das Kontrollkästchen oben in der Liste.
Wenn Sie mit der Auswahl fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“. Die ausgewählten Fruchtcodes werden dem Auftrag hinzugefügt und Sie kehren automatisch zur Auftragsübersicht zurück.
Schritt 8 - Preise eingeben und Auftrag abschließen
Nachdem Sie die Fruchtcodes hinzugefügt haben, können Sie die Preise sowohl für die Früchte als auch für eventuell zugehöriges Leergut eingeben. Wenn Sie während der Eingabe einen Preis ändern, erscheint ein Pop-up mit der Frage, ob Sie diesen neuen Preis in der Preisliste speichern möchten.
Sie können dann wählen, ob die Preisänderung als Standardwert für den betreffenden Kunden gespeichert oder nur einmalig angewendet werden soll, ohne die Preisliste zu ändern.
Beim Erstellen zukünftiger Aufträge für denselben Kunden werden die Preise automatisch aus der Preisliste übernommen, sodass Sie schneller arbeiten können.