Dans cet article, vous apprendrez à créer un ordre de refroidissement dans le module Facturation.
Étape 1 - Accéder aux ordres de refroidissement
Ouvrez la tuile Facturation et accédez à Commandes -> Ordres de refroidissement.
Étape 2 - Nouvel ordre de refroidissement
Cliquez en haut à droite sur Nouvel ordre de refroidissement.
Étape 3 - Données de l’ordre
Type de fruit
Choisissez :
- Trié
- Non trié
Conseil
Vous travaillez avec les deux types ? Créez alors des ordres de refroidissement séparés.
Scinder par référence
Avec l’option « Scinder par référence », vous déterminez comment les lignes de facture sont regroupées sur la base d’une référence choisie.
- Aucune : Tout est regroupé
- Bon de livraison : Les lignes sont regroupées par bon de livraison, qui est également indiqué dans la colonne Référence
- Lot de tri : Le regroupement s’effectue par numéro de lot de tri, qui est également indiqué dans la colonne Référence
- Date de sortie : Le regroupement s’effectue par date de sortie du bon de livraison, qui est également indiquée dans la colonne Référence
Client et expéditeur
Sélectionnez le client et l’expéditeur.
La référence est facultative.
Types de coûts
Sous Types de coûts, vous déterminez quels coûts (lignes) sont affichés sur la facture. Vous pouvez également définir, pour chaque type de coût, si et comment ces lignes doivent être scindées. Ce paramètre détermine comment les lignes sont regroupées ou scindées.
Ex. : Fruit → scinder par bon de livraison (différents prix possibles) ; Emballages vides → ne pas scinder (même prix, une seule ligne suffit)
Étape 4 - Déterminer la période
Choisissez comment la période de facturation est calculée :
- Refroidissement
Période = entrée en chambre froide → sortie de chambre froide - Bon de livraison
Période = bon d’entrée → bon de sortie
À utiliser pour un stockage temporaire (par ex. le week-end) - Manuel
Choisissez vous-même une date de début et de fin - Lot de tri (uniquement pour la période de sortie)
La période court jusqu’à ce que les fruits soient intégrés dans un lot de tri.
Vous pouvez donc combiner les options ci-dessus afin de facturer une période déterminée. Par exemple : refroidissement combiné avec manuel. La date d’entrée en chambre froide est utilisée avec une date de fin définie. Pratique lorsque les fruits sont encore en stock, mais que vous souhaitez déjà facturer une période.
Déterminez la période de facturation du refroidissement en saisissant une date de début et de fin. Choisissez également comment vous souhaitez facturer cette période :
- Par jour
- Par semaine
- Par mois
Exemple : si les fruits restent trois semaines en chambre froide et que vous travaillez avec un prix mensuel fixe, choisissez « mois ». Si vous souhaitez facturer les jours réels de refroidissement, choisissez « jour » ou « semaine ».
Date de fin automatique
Les fruits sont encore dans la chambre froide (aucune « sortie de chambre froide » connue) ? Dans ce cas, la date de création de l’ordre est automatiquement utilisée comme date de fin.
Arrondi
Le calcul est toujours arrondi vers le haut selon l’unité choisie.
Exemples :
- 3 semaines en chambre froide + « par mois »
→ 0,75 mois → 1 mois facturé - 1 semaine en chambre froide + « par mois »
→ 0,25 mois → 1 mois facturé
Aucun arrondi classique n’est donc appliqué : le calcul est toujours arrondi vers le haut.
Contrôle des chevauchements
Le système contrôle automatiquement les périodes qui se chevauchent.
Attention
Les codes-barres déjà facturés lors de périodes précédentes ne sont pas repris une seconde fois.
Étape 5 - Regrouper les fruits
Choisissez comment les fruits sont regroupés dans l’ordre.
Cliquez sur Suivant.
Étape 6 - Configurer le filtre
Avant de pouvoir ajouter des codes fruit à un ordre, vous devez d’abord sélectionner un filtre. Ce filtre détermine dans quel stock ou quelle source vous souhaitez sélectionner les codes fruit. Après avoir sélectionné un filtre, cliquez sur le bouton bleu « Rechercher » pour récupérer les codes fruit disponibles.
Attention !
Cette étape ne s’applique pas si vous avez choisi le filtre « Stock ». Dans ce cas, les codes sont automatiquement affichés.
Le système affiche maintenant un aperçu de tous les fruits disponibles. Vous pouvez éventuellement ajouter des critères de filtre supplémentaires afin d’affiner la recherche et de trouver plus rapidement les bons codes.
Étape 7 - Sélectionner les fruits
En fonction du filtre sélectionné, tous les codes fruit pertinents sont affichés. Vous pouvez cocher les codes souhaités en cliquant sur la case à cocher située à côté de chaque code. Vous souhaitez sélectionner tous les codes visibles en une seule fois ? Utilisez alors la case à cocher située en haut de la liste.
Une fois votre sélection terminée, cliquez sur « Enregistrer ». Les codes fruit sélectionnés sont ajoutés à l’ordre et vous revenez automatiquement à l’aperçu de l’ordre.
Étape 8 - Saisir les prix et finaliser l’ordre
Après avoir ajouté les codes fruit, vous pouvez saisir les prix pour les fruits ainsi que, le cas échéant, pour les emballages vides associés. Si vous modifiez un prix pendant la saisie, une fenêtre pop-up apparaît et vous demande si vous souhaitez enregistrer ce nouveau prix dans la liste de prix.
Vous pouvez alors choisir d’enregistrer la modification du prix comme valeur par défaut pour le client concerné, ou d’appliquer cette modification une seule fois sans modifier la liste de prix.
Lors de la création de futurs ordres pour le même client, les prix sont automatiquement récupérés depuis la liste de prix, ce qui vous permet de travailler plus rapidement.