Cet article poursuit les étapes après avoir complété les questions et explique comment mettre facilement à jour votre certificat.
Étape 1 - Ouvrir le module Certification
Sur la page d’accueil de votre environnement, cliquez sur Modules dans le menu de gauche. Les différents modules apparaissent ensuite sous forme de tuiles vertes. Cliquez sur la tuile Certification.
Étape 2 - Mettre à jour la checklist
Pour mettre à jour la checklist, accédez au certificat souhaité. En cliquant sur le bouton orange Modifier à côté de l’un des points de contrôle, vous pouvez à nouveau parcourir l’ensemble du questionnaire.
Chaque réponse enregistrée est valable pendant 300 jours. Une fois cette période expirée, un bouton orange Reprendre apparaît en bas, sous Historique, à côté de la réponse la plus récente.
Si aucune pièce justificative n’a été importée pour un point de contrôle l’année précédente, vous pouvez utiliser le bouton orange Reprendre pour réutiliser la réponse de l’année précédente (oui, non ou non applicable). Dans la colonne Réponse, vous verrez que les champs « Valable jusqu’au » et « Dernière modification le » sont automatiquement mis à jour. Cliquez ensuite sur Enregistrer pour enregistrer à nouveau la réponse, qui sera alors de nouveau valable pendant 300 jours. En bas, sous Historique, le bouton orange Reprendre devient ensuite un bouton gris « Actif ».
Si des pièces justificatives ont bien été importées l’année précédente, ces documents s’ouvriront lorsque vous cliquez sur le bouton orange Reprendre.
Vous pouvez ensuite apporter les modifications nécessaires aux documents. Veillez à adapter la date d’importation à la date du jour.
En cliquant sur le bouton vert Reprendre, le document mis à jour est à nouveau ajouté à la réponse. Vous passez ensuite automatiquement au document suivant (si plusieurs documents avaient été importés) ou cet écran se ferme (s’il n’y avait qu’un seul document, ou lorsque le dernier document de la liste est atteint). Si vous choisissez Passer, le document ouvert n’est pas enregistré à nouveau.
Dans la colonne Réponse, vous voyez maintenant que les champs « Valable jusqu’au » et « Dernière modification le » ont été mis à jour et que le document a été ajouté comme pièce justificative. En bas, sous Historique, le bouton orange « Reprendre » est devenu un bouton gris « Actif ».
Cliquez ensuite sur Enregistrer pour enregistrer à nouveau la réponse. Celle-ci sera alors de nouveau valable pendant 300 jours.
Si une réponse n’est pas encore arrivée à expiration, mais que vous souhaitez déjà la mettre à jour, vous pouvez ouvrir le document à droite dans la colonne Réponse, apporter les modifications nécessaires, adapter la date d’importation et cliquer à nouveau sur Enregistrer.
Vous pouvez également choisir d’ouvrir un nouveau document d’exemple, de le compléter et de l’enregistrer. Vous pouvez ensuite supprimer le document de l’année précédente en cliquant sur la croix rouge à côté de celui-ci.
Lorsque vous cliquez sur la croix rouge, une fenêtre pop-up vous demande si vous souhaitez archiver la pièce justificative. Si vous cliquez sur Archiver, le document est supprimé de la colonne Réponse à droite.
La pièce justificative reste toutefois disponible et peut toujours être retrouvée via le menu de gauche sous Certification > Fichiers > Pièces justificatives.