In dit artikel leer je hoe je een koelorder aanmaakt binnen de module Facturatie.
Stap 1 - Ga naar Koelorders
Open de tegel Facturatie en ga naar item orders -> Koelorders.
Stap 2 - Nieuw koelorder
Klik rechtsboven op Nieuw koelorder.
Stap 3 - Ordergegevens
Fruittype
Kies:
- Gesorteerd
- Ongesorteerd
Tip
Werk je met beide types? Maak dan aparte koelorders.
Splits per referentie
Met de optie “Splits per referentie” bepaal je hoe factuurlijnen gegroepeerd worden op basis van een gekozen referentie.
- Geen: Alles wordt samengevoegd
- Leveringsbon: Er wordt gegroepeerd per leveringsbon, deze wordt ook in de kolom referentie vermeld
- Sorteerlot: Groepering gebeurt per sorteerlotnummer, deze wordt ook in de kolom referentie vermeld
- Uitvoerdatum: Groepering gebeurt per uitvoerdatum van de leveringsbon, deze wordt ook in de kolom referentie vermeld
Klant en afzender
Selecteer de klant en afzender.
Referentie is optioneel.
Kosttypes
Bij Kosttypes bepaal je welke kosten (lijnen) op de factuur worden weergegeven. Daarnaast kan je per kosttype instellen of en hoe deze lijnen opgesplitst moeten worden. Deze instelling bepaalt hoe de lijnen gegroepeerd of opgesplitst worden.
Bv: Fruit → splitsen per leveringsbon (verschillende prijzen mogelijk); Leeggoed → niet splitsen (zelfde prijs, dus één lijn volstaat)
Stap 4 - Periode bepalen
Kies hoe de afrekenperiode wordt berekend:
- Koeling
Periode = in koeling → uit koeling - Leveringsbon
Periode = invoerbon → uitvoerbon
Gebruik bij tijdelijke opslag (bv. weekend) - Manueel
Kies zelf een begin- en einddatum - Sorteerlot (enkel bij uitvoerperiode)
De periode loopt tot het fruit in een sorteerlot is ingevoerd.
Je kan dus een combinatie maken van bovenstaande om een bepaalde periode te factureren. Bv: koeling in combinatie met manueel. De datum dat het in de koeling is gegaan met een opgegeven einddatum. Handig wanneer het fruit nog in stock is, maar je toch al een periode wil factureren
Bepaal de afrekenperiode van de koeling door een begin- en einddatum in te vullen. Kies daarnaast hoe je de periode wil afrekenen:
- Per dag
- Per week
- Per maand
Voorbeeld: als het fruit drie weken in de koeling zit en je werkt met een vaste maandprijs, kies je voor “maand”. Wil je de effectieve koeldagen aanrekenen, dan kies je voor “dag” of “week”.
Automatische einddatum
Zit het fruit nog in de koelcel (geen “uit koeling” gekend)? Dan wordt de aanmaakdatum van het order automatisch gebruikt als einddatum.
Afronding
De berekening wordt altijd naar boven afgerond volgens de gekozen eenheid.
Voorbeelden:
- 3 weken in koeling + “per maand”
→ 0,75 maand → 1 maand gefactureerd - 1 week in koeling + “per maand”
→ 0,25 maand → 1 maand gefactureerd
Er wordt dus geen klassieke afronding toegepast, maar altijd naar boven.
Controle op overlapping
Het systeem controleert automatisch op overlappende periodes.
Opgelet
Reeds gefactureerde barcodes uit eerdere periodes worden niet opnieuw meegenomen.
Stap 5 - Fruit groeperen
Kies hoe het fruit gegroepeerd wordt binnen het order.
Klik op Volgende.
Stap 6 - Filter instellen
Voordat je fruitcodes aan een order kunt toevoegen, moet je eerst een filter selecteren. Deze filter bepaalt uit welke voorraad of bron je de fruitcodes wilt kiezen. Nadat je een filter hebt geselecteerd, klik je op de blauwe knop ‘Zoeken’ om de beschikbare fruitcodes op te halen.
Opgelet!
deze stap is niet van toepassing als je de filter ‘Voorraad’ hebt gekozen. In dat geval worden de codes automatisch getoond.
Het systeem toont nu een overzicht van alle beschikbare fruit. Je kunt eventueel extra filtercriteria toevoegen om het zoeken te verfijnen en sneller de juiste codes te vinden.
Stap 7 - Fruit selecteren
Op basis van de gekozen filter worden alle relevante fruitcodes weergegeven. Je kunt de gewenste codes aanvinken door het selectievakje naast elke code aan te klikken. Wil je alle zichtbare codes in één keer selecteren? Gebruik dan het selectievakje bovenaan de lijst.
Wanneer je klaar bent met selecteren, klik je op de knop ‘Opslaan’. De geselecteerde fruitcodes worden toegevoegd aan het order en je keert automatisch terug naar het orderoverzicht.
Stap 8 - Prijzen invullen en order voltooien
Na het toevoegen van de fruitcodes kun je de prijzen invullen voor zowel het fruit als eventueel bijbehorend leeggoed. Indien je tijdens het invullen een prijs wijzigt, verschijnt er een pop-up waarin gevraagd wordt of je deze nieuwe prijs wil opslaan in de prijslijst.
Je kunt er dan voor kiezen om de prijswijziging op te slaan als standaardwaarde voor de betreffende klant, of om deze wijziging eenmalig toe te passen zonder aanpassing van de prijslijst.
Bij het aanmaken van toekomstige orders voor dezelfde klant worden de prijzen automatisch opgehaald uit de prijslijst, zodat je sneller kunt werken.