Wil je starten met het sorteren en verpakken van fruit in Agromanager? Dan is het belangrijk om eerst een aantal basisgegevens correct in te stellen.
In dit artikel begeleiden we je stap voor stap bij het opstarten van Sorteren en verpakken. Je leert hoe je contacten, leeggoed en verpakkingen toevoegt, hoe je fruit ontvangt en sorteert en hoe je uiteindelijk je gesorteerde producten levert en factureert.
Het sorteerproces bestaat uit vier belangrijke onderdelen: Voorraad, Sortering, Levering en Facturatie. Deze onderdelen werken samen om ongesorteerd fruit om te zetten naar gesorteerd product, met behoud van de traceerbaarheid.
Stap 1 – Algemeen: basisgegevens instellen
Voordat je begint met sorteren, stel je eerst de nodige basisgegevens in. Dit hoef je in principe maar één keer te doen. Nadien kan je deze gegevens steeds aanvullen of aanpassen.
1.1 Contacten toevoegen
Open op het dashboard de tegel Algemeen en ga naar Contacten.
Voeg hier je klanten, leveranciers en telers toe. Vul de contactgegevens zo volledig mogelijk in, inclusief het btw-nummer indien van toepassing.
Belangrijk: Een teler waarvoor je fruit sorteert, is niet alleen een teler maar ook een leverancier van fruit. Vink bij dit contact dus zowel Teler als Leverancier aan.
Meer informatie: Hoe voeg ik een nieuw contact toe?
1.2 Leeggoed toevoegen
Vervolgens maak je het leeggoed aan dat je gebruikt bij het sorteren en verpakken.
Onder leeggoed verstaan we alle afzonderlijke verpakkingsmaterialen, zoals:
- Pakbladen
- Randen
- Pallets
- Kisten
- Colli
- Hoeken en bindlinten
- Andere verpakkingsmaterialen
Elk onderdeel wordt afzonderlijk als leeggoed aangemaakt. Zo kan je later verschillende onderdelen combineren tot een volledige verpakking.
Je kan aan ieder leeggoed-item ook aankoopprijzen, verkoopprijzen, huurprijzen en het bijbehorende btw-percentage koppelen.
Meer informatie: Hoe voeg ik nieuw leeggoed toe?
1.3 Verpakkingen aanmaken
Nadat je het leeggoed hebt toegevoegd, kan je verpakkingen samenstellen.
Een verpakking bestaat uit een combinatie van verschillende leeggoed-items.
Een verpakking kan bijvoorbeeld bestaan uit een pallet, een colli, bodem, pakblad, hoeken en bindlinten.
Bij het samenstellen van je verpakking is het belangrijk om de onderdelen correct toe te voegen:
- Colli en colli-toebehoren: deze vormen de basis van de verpakking. Extra colli-toebehoren kan je later bij het aanmaken van een product nog toevoegen.
- Pallet en Pallettoebehoren: onderdelen zoals pallets, tussenpallets, hoeken en bindlinten moeten rechtstreeks aan de verpakking worden toegevoegd. Deze kan je later niet afzonderlijk toevoegen bij het aanmaken van een product.
Tip: Maak ook een verpakking aan voor voorraadkisten van derden. Dit maakt het eenvoudiger om producten aan te maken en fruit van andere telers te verwerken.
Meer informatie: Nieuwe verpakking toevoegen
Stap 2 – Voorraad en leeggoedbeheer instellen
Via de voorraadmodule krijg je een overzicht van je beschikbare ongesorteerde en gesorteerde producten en je leeggoed.
In de voorraad ongesorteerd fruit vind je onder andere de voorraadkisten uit je eigen oogstregistraties en het fruit dat je van andere telers hebt ontvangen.
Een belangrijk onderdeel van het sorteerproces is het beheer van je leeggoedvoorraad. Je kan hierbij kiezen tussen twee verschillende werkwijzen, afhankelijk van hoe strikt je de voorraad en traceerbaarheid wil opvolgen.
2.1 Optie 1 – Strikte leeggoedtracering
Wil je een volledige traceerbaarheid van je leeggoed, bijvoorbeeld in functie van een BRC-certificering? Dan kan je de strikte leeggoedtracering activeren via:
- Sorteren en verpakken > Configuratie > Instellingen > Sorteren
- Of via Algemeen > Configuratie
Activeer hier de instelling Sorteren: Activeer leeggoed tracering.
Bij deze werkwijze wordt het leeggoed gekoppeld aan een lotnummer. Dit lotnummer kan je later terugvinden in de details van het gesorteerde product.
Om deze traceerbaarheid te garanderen, registreer je het ontvangen leeggoed via een leveringsinvoerbon. Zo krijgt het ingevoerde leeggoed een uniek lotnummer.
Meer informatie: Hoe voeg ik leeggoed toe aan mijn voorraad via invoerbon?
Belangrijk: Bij strikte leeggoedtracering kan je geen gesorteerd product registreren wanneer er onvoldoende leeggoed beschikbaar is.
Als er tijdens de sortering onvoldoende leeggoed aanwezig is, wordt het betreffende product in het productiescherm rood weergegeven. Je kan daar ook zien welk leeggoed-item ontbreekt.
2.2 Optie 2 – Leeggoedvoorraad opvolgen zonder blokkering
Wil je vooral weten hoeveel leeggoed je beschikbaar hebt, zonder dat de sortering wordt geblokkeerd bij een tekort? Dan kan je toestaan dat je leeggoedvoorraad onder 0 gaat.
Je kan dit instellen via:
- Sorteren en verpakken > Configuratie > Instellingen > Sorteren
- Of via Algemeen > Configuratie
Activeer hier de instelling Sorteren: Leeggoed voorraad onder 0 toestaan.
Wanneer deze instelling actief is, kan je gesorteerde producten blijven registreren, ook wanneer er onvoldoende leeggoed beschikbaar is.
De voorraad van het ontbrekende leeggoed zal dan negatief worden.
Wanneer je later opnieuw leeggoed ontvangt via een leveringsinvoerbon, krijg je de mogelijkheid om de negatieve voorraad aan te zuiveren.
Meer informatie: Hoe voeg ik leeggoed toe aan mijn voorraad via invoerbon?
Een deel van de ontvangen hoeveelheid wordt dan gebruikt om het eerdere tekort weg te werken.
Tip: Ook wanneer je toestaat dat de leeggoedvoorraad onder 0 gaat, raden we aan om ontvangen leeggoed via leveringsinvoerbonnen te registreren. Zo blijft je voorraad zo correct mogelijk.
Stap 3 – Sortering voorbereiden
Zodra je basisgegevens en voorraadbeheer zijn ingesteld, kan je de sortering voorbereiden.
Open op het dashboard de tegel Sorteren en verpakken.
3.1 Sorteermachines toevoegen
Werk je met meerdere sorteermachines? Voeg deze dan eerst toe via Configuratie onder de tegel Sorteren en Verpakken.
Op die manier kan je bij het aanmaken van een sorteerlot de juiste sorteermachine selecteren.
Meer informatie: Hoe voeg ik een sorteermachine toe?
3.2 Producten aanmaken
Voordat je een sorteerlot aanmaakt, raden we aan om eerst de producten toe te voegen die je tijdens de sortering wil registreren.
Ga in het menu aan de linkerzijde naar Sorteren - Productoverzicht en klik bovenaan op + Nieuw product.
Bij het aanmaken van een product vertrek je vanuit een bestaande verpakking.
Vervolgens kan je het product verder specificeren op basis van:
- De maat
- De klasse
- Eventueel een specifieke klant
- Extra colli assecoires
- Het gewicht per colli
Wijkt het aantal colli, colli assecoires of het gewicht per colli af van de oorspronkelijke verpakking? Dan kan je dit bij het aanmaken van het product aanpassen.
Tip: Moet je eenzelfde verpakking gebruiken voor verschillende maten of klassen? Dan hoef je niet telkens een volledig nieuw product aan te maken.
Je kan een bestaand product dupliceren, de gewenste gegevens aanpassen en het nieuwe product opslaan. Dit bespaart veel tijd bij het opmaken van je productoverzicht.
Meer informatie: Hoe maak ik een nieuw product aan?
3.3 Extra categorieën en verpakkingswijzen instellen
Onder Configuratie kan je indien nodig extra categorieën en verpakkingswijzen toevoegen.
Zo kan je je producten verder indelen volgens de werkwijze van je bedrijf.
3.4 Voorraad leeggoed controleren
Controleer voordat je begint met sorteren of er voldoende leeggoed beschikbaar is.
Via de module Voorraad Leeggoed kan je de actuele voorraad van je leeggoed raadplegen.
Zeker wanneer je met strikte leeggoedtracering werkt, is het belangrijk om eventuele tekorten vooraf aan te vullen.
Stap 4 – Fruit sorteren van derden of eigen fruit sorteren
Voordat je fruit kan sorteren, moet het beschikbaar zijn in je voorraad ongesorteerd fruit.
Sorteer je fruit van andere telers? Dan registreer je dit via een invoerbon.
4.1 Ongesorteerd fruit ontvangen
Maak een nieuwe invoerbon aan voor de teler waarvan je het fruit ontvangt.
Via deze leveringsbon registreer je het ontvangen ongesorteerde fruit.
Nadat het fruit is ingevoerd, wordt het toegevoegd aan je voorraad ongesorteerd fruit.
Meer informatie: Hoe importeer ik fruit van derden?
Om de traceerbaarheid van het ontvangen fruit te garanderen, wordt er gewerkt met barcodes.
Hierbij zijn er twee mogelijkheden:
- De teler werkt ook met Agromanager: je kan de bestaande barcodes overnemen.
- De teler werkt niet met Agromanager: je kan zelf nieuwe barcodes aanmaken voor het ontvangen fruit.
Dankzij deze barcodes kan je het fruit opvolgen vanaf ontvangst tot en met de sortering en de uiteindelijke levering.
4.2 Eigen fruit sorteren
Sorteer je fruit uit je eigen teelt? Dan moet je eerst je oogst registreren via de tegel Oogst.
Voordat je een oogstregistratie kan aanmaken, moet je eerst je percelen en teelten toevoegen. Zo kan je bij de oogstregistratie aangeven van welke teelt het fruit afkomstig is.
De geregistreerde oogst komt automatisch terecht in je voorraad ongesorteerd fruit. Van daaruit kan je de voorraadkisten gebruiken bij het aanmaken van een sorteerlot.
Meer informatie: Hoe registreer ik mijn oogst?
Stap 5 – Een sorteerlot of ompaklot aanmaken
Wanneer je producten zijn aangemaakt en je fruit beschikbaar is in de voorraad, kan je beginnen met de sortering.
Hierbij kan je kiezen tussen een sorteerlot en een ompaklot.
5.1 Een sorteerlot aanmaken
Een sorteerlot gebruik je om ongesorteerd of voorgesorteerd fruit te verwerken tot gesorteerd product.
Bij het aanmaken van het sorteerlot geef je onder andere de volgende gegevens op:
- De sorteerder
- De klant
- De teler
- De sorteermachine
- De gegevens van het te sorteren fruit
- De informatie die op het label moet verschijnen
Onderaan krijg je een overzicht van de producten die in aanmerking komen voor de sortering.
Daarom is het handig om deze producten vooraf aan te maken via het productoverzicht.
Meer informatie: Hoe voeg ik een nieuw sorteerlot toe?
5.2 Een ompaklot aanmaken
Een ompaklot gebruik je wanneer je reeds gesorteerde producten opnieuw wil verpakken of verwerken.
Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer:
- Je pallets terugkrijgt van een klant.
- Een bestelling wordt gewijzigd.
- Je bestaande pallets wil herwerken of opnieuw verpakken.
Een ompaklot kan producten van verschillende telers bevatten. Bij het registreren van de nieuwe pallets moet je bepalen welke teler op het nieuwe product vermeld zal worden.
Let op: Binnen één sorteerlot kan je niet meerdere telers registreren.
Vrijgekomen leeggoed hergebruiken
Bij het herverpakken van producten komt er vaak leeggoed vrij, zoals pallets, colli of ander verpakkingsmateriaal. Sommige van deze leeggoed-items kan je opnieuw gebruiken.
Binnen een ompaklot kan je aangeven wat er met het vrijgekomen leeggoed moet gebeuren. Je hebt hierbij twee mogelijkheden:
- Direct hergebruiken: het vrijgekomen leeggoed wordt rechtstreeks opnieuw gebruikt binnen hetzelfde ompaklot voor het verpakken van nieuwe producten.
- Toevoegen aan de leeggoedvoorraad: het vrijgekomen leeggoed wordt opnieuw opgenomen in je voorraad, zodat je het later kan gebruiken bij andere sorteer- of ompakloten.
Op die manier kan je herbruikbaar verpakkingsmateriaal efficiënt inzetten en blijft je leeggoedvoorraad correct bijgewerkt.
Meer informatie: Hoe maak ik een ompaklot aan?
Stap 6 – Producten registreren tijdens de sortering
Nadat je een sorteerlot of ompaklot hebt aangemaakt, kan je het openen via Productie registratie.
Dit is het scherm waarmee je tijdens de sortering de afgewerkte producten registreert.
6.1 Het juiste product selecteren
In het productiescherm krijg je een overzicht van de producten die je aan het sorteerlot hebt gekoppeld.
Meer info: Producten toevoegen aan sorteerlot
Om sneller het juiste product terug te vinden, kan je gebruikmaken van de filters op maat en klasse.
Wil je bijvoorbeeld een pallet van maat 50-55, klasse 1 registreren? Selecteer dan deze maat en klasse in de filters.
Het overzicht toont vervolgens enkel de producten die aan deze selectie voldoen.
De producten worden weergegeven met een afbeelding en een korte beschrijving, zodat je snel het juiste product kan selecteren.
6.2 Voorraad wordt automatisch bijgewerkt
Wanneer je een product registreert tijdens de sortering, wordt dit toegevoegd aan je voorraad gesorteerd fruit.
Je kan deze producten terugvinden in je voorraad, bijvoorbeeld onder gesorteerde voorraadkisten of colli/pallet.
Tegelijkertijd wordt het gebruikte leeggoed automatisch in mindering gebracht van je leeggoedvoorraad.
Zo blijft zowel je voorraad gesorteerd fruit als je voorraad verpakkingsmaterialen bijgewerkt.
Stap 7 – Gesorteerd fruit leveren aan klanten
Nadat je het fruit hebt gesorteerd, kan je het via de module Levering uitvoeren naar je klanten.
7.1 Een uitvoerbon aanmaken
Maak een nieuwe uitvoerbon aan voor de klant waaraan je het fruit wil leveren.
Aan deze leveringsbon kan je verschillende artikelen toevoegen, zoals:
- Gesorteerd fruit
- Ongesorteerd fruit
- Leeggoed
Wanneer je producten uitvoert, wordt de bijbehorende voorraad aangepast.
Zo kan je steeds raadplegen welke producten nog beschikbaar zijn en welke reeds geleverd werden.
Meer info: Hoe maak ik een uitvoerbon?
7.2 Leveringen uitwisselen met andere Agromanager-gebruikers
Werkt je klant ook met Agromanager? Dan kan je een koppeling instellen via de contactgegevens onder Algemeen.
Wanneer deze koppeling is ingesteld, kan je een uitvoerbon rechtstreeks versturen via de knop Versturen en vervolgens de optie Data via Agromanager.
De ontvangende klant kan de gegevens en barcodes vervolgens rechtstreeks overnemen in de eigen omgeving.
Dit vereenvoudigt het ontvangen van het fruit en helpt om de traceerbaarheid te behouden.
Meer info: Hoe verstuur/ontvang ik leveringsbonnen direct via Agromanager?
Stap 8 – Een sorteerlot afsluiten
Wanneer al het fruit van een sorteerlot is verwerkt, kan je het sorteerlot afsluiten.
Voordat je dit doet, raden we aan om eerst te controleren of alle geregistreerde producten correct zijn.
Controleer bijvoorbeeld of er geen foutief aangemaakte labels of producten in de voorraad zijn blijven staan.
Meer info: Hoe sluit ik een sorteerlot af?
8.1 Sorteerverslag raadplegen
Van een sorteerlot kan je een verslag afdrukken met een overzicht van:
- Het ingevoerde ongesorteerde fruit
- Het geregistreerde gesorteerde fruit
- Het verbruikte leeggoed
Dit verslag kan je gebruiken om de sortering te controleren en eventuele verschillen op te sporen.
Meer info: Hoe maak ik een sorteerverslag?
8.2 Leveringsverslag raadplegen
Onder Rapporten kan je ook een leveringsverslag terugvinden.
Hier krijg je een overzicht van de leveringsbonnen en het fruit dat uit het betreffende sorteerlot werd geleverd.
Meer info: Hoe maak ik een levering verslag met prijzen?
8.3 Status van het sorteerlot aanpassen
In het overzicht van de sorteerloten kan je de status van ieder sorteerlot raadplegen.
- Wachten: het sorteerlot is aangemaakt, maar er werd nog geen fruit ingevoerd of geregistreerd.
- Bezig: er werd reeds fruit ingevoerd of geregistreerd in het sorteerlot.
- Pauze: het sorteerlot is tijdelijk onderbroken en verschijnt niet in de productregistratie. Je kan het later opnieuw op Bezig zetten.
- Voltooid: het sorteerlot is afgesloten. Er kan geen fruit meer worden ingevoerd of geregistreerd.
- Gefactureerd: er werd een sorteerorder of verkooporder aangemaakt vanuit het sorteerlot. Dit betekent niet noodzakelijk dat het order reeds gefactureerd is.
Om je sorteerlot af te sluiten, zet je de status op Voltooid.
Indien nodig kan je de status later opnieuw aanpassen via het onderdeel Status in de details van het sorteerlot.
Stap 9 – Facturatie: orders en facturen aanmaken
Wanneer je fruit hebt ontvangen, gesorteerd of geleverd, kan je de bijbehorende kosten en verkopen factureren.
Open hiervoor de tegel Facturatie.
De beschikbare mogelijkheden hangen af van het facturatiepakket dat je gebruikt: Basic of Premium.
Meer info: Hoe maak ik een order?
Factureren met de Basic-versie
Werk je met de gratis of Basic-versie van Facturatie? Dan maak je facturen handmatig aan.
Factureren met de Premium-versie
Met Premium Facturatie kan je facturen aanmaken op basis van bestaande orders.
Meer info: Hoe maak ik een factuur?
9.1 Verkooporder vanuit een leveringsbon
Vanuit een leveringsbon kan je een verkooporder aanmaken.
Dit gebruik je bijvoorbeeld wanneer je gesorteerd fruit aan een klant verkoopt.
Op basis van dit verkooporder kan je vervolgens een factuur opmaken voor de geleverde producten.
Het gebruik van bestaande orders bij het opmaken van facturen is beschikbaar in Premium Facturatie.
9.2 Sorteerorder vanuit een sorteerlot
Sorteer je fruit voor een andere teler of klant? Dan kan je vanuit het sorteerlot een sorteerorder aanmaken.
Via dit order kan je de sorteerkosten aanrekenen aan de teler of klant waarvoor je het fruit hebt gesorteerd.
Vervolgens kan je het sorteerorder gebruiken om een factuur op te maken.
Ook deze werkwijze is beschikbaar in Premium Facturatie.
Klaar om te starten!
Wanneer je bovenstaande stappen hebt doorlopen, is je omgeving klaar om het volledige sorteerproces te beheren in Agromanager.
De volledige werkwijze in het kort:
- Algemeen: contacten toevoegen
- Configuratie (onder tegel sorteren en verpakken): leeggoed en verpakkingen toevoegen.
- Voorraad: leeggoed en stock beheer.
- Sortering voorbereiden: producten aanmaken.
- Levering: ongesorteerd fruit ontvangen en registreren.
- Sortering: sorteerloten aanmaken en producten registreren.
- Levering: gesorteerd fruit uitvoeren naar klanten.
- Sortering afsluiten: de registratie en verslagen controleren.
- Facturatie: sorteerorders, verkooporders en facturen opmaken.
Op deze manier beheer je het volledige proces van ontvangst tot levering en facturatie binnen Agromanager, met traceerbaarheid van begin tot einde.